Z uwagi na fakt, że z reguły w wielu jednostkach windykacją zajmują się lub mają na nią wpływ różne osoby/stanowiska pracy, przygotowane zostały 4 listy pytań i zagadnień do badania audytowego skierowane do pracowników w taki sposób, aby objąć cały proces.
Lista pytań i zagadnień nr 1 do osoby zajmującej się windykacją lub należnościami przeterminowanymi w jednostce.
- Czy znane są Pani/Panu przepisy określające sposób prowadzenia windykacji?
- Czy posiada Pani/Pan zbiór przepisów prawnych określających sposób prowadzenia windykacji?
Jeżeli „Tak”, to w uwagach (lub w formie załącznika) proszę podać, jakie są to akty prawne?
- Czy w jednostce są wewnętrzne przepisy regulujące sposób prowadzenia windykacji?
Jeżeli „Tak”, proszę wymienić jakie?
- Czy w jednostce są osoby wyznaczone do monitorowania wpłat należności oraz należności przeterminowanych?
- Czy jest to jedyna czynność wykonywana przez te osoby?
- Czy jest Pani/Pan jedyną osobą, która w jednostce zajmuje się windykacją?
Jeżeli „Nie”, to proszę podać, ile to jest osób?
- Czy jest to jedyna czynność wykonywana przez Panią/Pana?
Jeżeli „Nie”, proszę podać, jakie czynności są dodatkowo wykonywane na Pani/Pana stanowisku?
- Ile czasu pracy poświęca Pani/Pan w ciągu dnia (średnio, w procentach) na podejmowanie czynności w zakresie windykacji należności?
- Czy system informatyczny, z którego korzysta Pani/Pan w swojej jednostce „podpowiada”, kiedy określona należność staje się przeterminowana?
Jeżeli „Nie”, to w jaki sposób wyszukuje Pani/Pan należności, które stają się przeterminowane – proszę opisać.
- Czy system informatyczny, z którego korzysta Pani/Pan w swojej jednostce pozwala na tworzenie dokumentów, prowadzenie rejestrów związanych z windykacją należności?
Jeżeli „Tak”, proszę wymienić, jakie są to dokumenty, rejestry.
- Czy system informatyczny, z którego korzysta Pani/Pan w swojej jednostce umożliwia efektywne prowadzenie windykacji? Odpowiedź proszę uzasadnić.
- Czy w każdej chwili, na bieżąco, może Pani/Pan sprawdzić terminowość wpłat od danego klienta?
- Czy odbyła Pani/Pan szkolenia z zakresu windykacji należności? Jeżeli tak, to jakie?
- Czy odbyte przez Panią/Pana szkolenia w zakresie windykacji są wystarczające?
- Czy w Pani/Pana jednostce, dziale ktoś prowadzi szkolenia wewnętrzne (również narady, odprawy służbowe) np.: na temat zmieniających się przepisów (dyrektor, kierownik, radca prawny lub inna osoba)?
Jeżeli „Tak” – to kto, na jaki temat itp. Proszę o opis.
- Czy istnieje sposób systematyzowania dokumentacji o dłużnikach?
Jeżeli „Tak”, to proszę opisać formę i jakie informacje zawiera, np.: każdy dłużnik posiada swoją teczkę, każdy pracownik prowadzi zbiór dla swoich klientów, jest jeden zbiór w jednostce itp.
- Czy dokumenty związane z należnościami przeterminowanymi są sprawdzane przez przełożonego?
Jeżeli „Tak”, w jakim zakresie i co jaki czas – proszę opisać.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura określająca tryb wystawiania upomnień i wezwań do zapłaty?
Jeżeli „Tak”, to na czym polega i na jakich zewnętrznych i wewnętrznych aktach prawnych jest oparta – Forma (ręcznie czy elektronicznie), terminy upomnień i wezwań do zapłaty, od jakich kwot są wystawiane upomnienia i wezwania do zapłaty - proszę opisać.
- Czy wyżej wymieniona procedura, jeżeli istnieje, podlega kontroli przez przełożonego?
- Czy w Pani/Pana jednostce występują przypadki powstania należności przeterminowanych ze strony pracowników (obecnych lub byłych)?
Jeżeli „Tak” proszę opisać, jakie procedury windykacji stosuje się wobec pracowników.
- Czy informacje o powstaniu należności przeterminowanych u klientów przekazuje Pani/Pan do innych jednostek (działów, stanowisk)?
Jeżeli „Tak”, to proszę opisać gdzie, komu, w jakich terminach.
- Czy na Pani/Pana stanowisku były przeprowadzane kontrole przez osoby spoza działu w zakresie należności przeterminowanych w roku ………. lub w latach ……….?
Jeżeli „Tak” to proszę wymienić: kto, kiedy i w jakim zakresie przeprowadzał kontrolę.
- Jak często potwierdzane są salda kontrahentów i w jakich sytuacjach? Proszę opisać.
- Na jakim koncie księgowym rejestrowane są należności przeterminowane nie przekazane jeszcze do sądu? Proszę opisać.
- Czy przed przekazaniem sprawy do radcy prawnego ocenia Pan/Pani pod względem ekonomicznym potrzebę przekazania sprawy do sądu? Czy w jej ocenie bierze udział przedstawiciel działu, który wystawił fakturę?
Jeżeli „Tak”, to ile takich spraw było i co stało się z należnościami wymagalnymi. Proszę podać takie przypadki z okresu od ………. do ………. r.
-
- Kto sprawdza i w jaki sposób oraz kogo informuje, czy wobec dłużnika toczy się postępowanie upadłościowe, likwidacyjne lub ugodowe?
- Czy informacje o niemożliwości odzyskania przeterminowanych należności są przekazywane pracownikowi księgowości obsługującemu odpowiednie konto ……….?
- Jak długo Pani/Pan pracuje w obecnym systemie finansowo-księgowym (FK)?
- Jaki system był wykorzystywany poprzednio?
- Proszę podać wady i zalety obecnego systemu FK w porównaniu z poprzednio stosowanym systemem. Proszę je opisać.
- Ile spraw związanych z procedurą windykacji według Pani/Pana wiedzy znajdowało się u radcy prawnego według stanu na dzień ……….?
- Czy według Pani/Pana funkcjonujący w jednostce proces windykacji jest efektywny?
Proszę napisać kilka zdań w uwagach, jak można by go usprawnić.
Lista pytań i zagadnień nr 2 do osób zawierających umowy i wystawiających faktury.
- Czy znane są Pani/Panu przepisy określające zasady zawierania umów z klientami?
- Czy posiada Pani/Pan zbiór przepisów prawnych określających zasady zawierania umów?
Jeżeli „Tak” to w uwagach (lub w formie załącznika) proszę podać, jakie są to akty prawne.
- Czy w Pani/Pana jednostce są wewnętrzne przepisy regulujące sposób zawierania umów
Jeżeli „Tak” proszę wymienić.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura oceny (weryfikacji) nowego klienta, z którym zawierana jest umowa, pod względem jego możliwości płatniczych?
Jeżeli „Tak” proszę opisać, na czym ta procedura polega oraz z jakich źródeł pozyskiwane są informacje na temat wiarygodności klienta.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje podział na klientów, z którymi zawierane są umowy, ze względu na przewidywaną wartość faktury?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać, na czym polega podział i według jakich zasad jest stosowany oraz jakie są granice wartości przychodów, w ramach których następuje podział na różne kategorie klienta.
- Czy w związku z kategorią (wielkością) klienta przedstawioną w punkcie powyżej, w zależności od skali przychodów przewidywanych od klienta, jest w Pani/Pana jednostce stosowana różna procedura oceny (weryfikacji) kontrahenta?
Jeżeli „Tak” proszę opisać procedury dla poszczególnych kategorii klientów.
- Czy w procesie podpisywania umowy w Pani/Pana jednostce istnieje możliwość sprawdzenia, czy klient nie jest dłużnikiem jednostki?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać, w jaki sposób sprawdzany jest klient.
- Czy projekt umowy podlega akceptacji przez bezpośredniego przełożonego osoby sporządzającej umowę?
- Czy w Pani/Pana jednostce jest rejestr osób upoważnionych do podpisywania umów z klientami?
Jeżeli „Tak” proszę podać: jakie dane zawiera, gdzie się znajduje, kto może się zapoznać z wyżej wymienionym wykazem.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieją procedury określające, kto podpisuje umowę ze strony jednostki, uwzględniające przewidywaną wartość przychodów, jakie będzie generował klient dla organizacji?
Jeżeli „Tak” proszę opisać procedury dla poszczególnych kategorii klientów?
- Czy przy podpisywaniu nowej umowy, klient współpracujący w ramach innych umów z jednostką jest ponownie oceniany (weryfikowany)?
Jeżeli „Tak” proszę opisać procedurę.
- Czy w zawieranych umowach są stosowane zabezpieczenia interesów jednostki?
Jeżeli „Tak” proszę opisać jakie lub załączyć kserokopię odpowiednich paragrafów umowy.
- Czy w Pani/Pana jednostce radca prawny zapoznaje się z treścią umowy, sprawdza ją pod względem prawnym i składa na dokumencie parafę akceptując wymienione w umowie warunki?
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje rejestr umów?
Jeżeli „Tak” to kto dokonuje wpisów (stanowisko w strukturze organizacyjnej), jakie dane zawierają, w jakim terminie są wprowadzane – proszę opisać.
- Czy Pani/Pana jednostka przekazuje informacje o zawartych umowach do innych jednostek (działów, stanowisk)?
Jeżeli ‘Tak” to proszę opisać do kogo, w jakich terminach i w jakiej formie przekazywane są informacje.
- Czy Pani/Pan otrzymuje informację, że klienci, z którymi podpisano umowę w Państwa jednostce zalegają z płatnościami?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać: kto (sekcja, dział, jednostka), w jakiej formie i w jakich terminach przekazuje informacje o zaległościach płatniczych klientów.
- Czy w Pani/Pana jednostce są podejmowane działania wobec klientów, o których otrzymano informację, że zalegają z opłatami za świadczone na ich rzecz usługi?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać, jakie to są działania.
- Czy Pani/Pan otrzymuje informację, że wobec klientów, z którymi podpisano umowę w Państwa jednostce, wszczęta została procedura windykacji należności?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać: kto (sekcja, dział, jednostka), w jakiej formie i w jakich terminach przekazuje informacje o procesie windykacji należności od Państwa klientów.
- Czy w Pani/Pana jednostce są podejmowane działania wobec klientów, o których otrzymano informację, że wszczęta została wobec nich procedura windykacji należności?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać, jakie to są działania.
- Czy istnieje w Pani/Pana jednostce procedura rozwiązania z klientem umowy w przypadku nie regulowania zobowiązań?
Jeżeli „Tak” proszę opisać procedurę lub załączyć zarządzenie regulujące.
- Czy w Pani/Pana jednostce jest prowadzony rejestr faktur wystawionych przez Państwa jednostkę?
Jeżeli „Tak”, kto prowadzi taki rejestr, gdzie się znajduje, jakie dane zawiera, w jakich terminach wprowadzane są dane – proszę opisać.
Jeżeli jest więcej niż jeden rejestr proszę opisać każdy prowadzony przez Państwa jednostkę.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura pozwalająca sprawdzić, czy wystawiona faktura z przedłużonym terminem płatności została wystawiona zgodnie z zawartą umową?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać, na czym polega wymieniona procedura.
- Czy w Pani/Pana jednostce wykonywana jest kontrola faktur pod względem formalnym i merytorycznym?
Jeżeli „Tak” to proszę podać stanowisko służbowe osoby wykonującej kontrolę oraz na czym przedmiotowa kontrola polega.
- Jeżeli Pani/Pan ma inne uwagi, komentarze lub propozycje do omawianego w tym kwestionariuszu zagadnienia proszę opisać i przedstawić w formie załącznika.
Lista pytań i zagadnień nr 3 do dyrektora lub kierownika komórki rachunkowości lub księgowości.
- Czy w Pani/Pana jednostce znajduje się rejestr zawartych umów przez jednostki organizacyjne, których obsługę Państwo prowadzicie?
Jeżeli „Tak” proszę opisać: kto prowadzi rejestr, w jakiej formie jest prowadzony, jakie dane zawiera, kto przesyła informacje do aktualizacji rejestru i w jakich terminach.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje elektroniczny system przekazywania i ewidencji faktur wystawionych przez jednostkę, z jaką częstotliwością są przekazywane dane, czy wymaga on również ręcznego wprowadzania danych?
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura pozwalająca sprawdzić, czy wystawiona faktura z przedłużonym terminem płatności została wystawiona zgodnie z zawartą umową?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać, na czym polega wymieniona procedura.
- Czy w Pani/Pana jednostce wykonywana jest kontrola faktur pod względem formalnym?
Jeżeli „Tak” to proszę podać stanowisko służbowe osoby wykonującej kontrolę oraz na czym przedmiotowa kontrola polega.
- Czy w Pani/Pana jednostce występują przypadki nadesłania faktur wystawionych w sposób niezgodny z ustawą o rachunkowości i/lub z ustawą o podatku VAT albo innymi wewnętrznymi uregulowaniami?
Jeżeli „Tak” proszę opisać, jak często występują takie przypadki, jakie błędy występują najczęściej, w jaki sposób są usuwane (korygowane), czy osoby wystawiające fakturę z błędami są o tym fakcie informowane.
- Czy znane są Pani/Panu przepisy określające sposób prowadzenia windykacji?
- Czy Pani/Pana jednostka posiada zbiór przepisów prawnych określających sposób prowadzenia windykacji?
Jeżeli „Tak” to w uwagach (lub w formie załącznika) proszę podać, jakie są to akty prawne.
- Czy w jednostce są wewnętrzne przepisy regulujące sposób prowadzenia windykacji?
Jeżeli „Tak” to proszę wymienić, jakie są to przepisy.
- Czy w jednostce są osoby wyznaczone do monitorowania wpłat należności, należności przeterminowanych oraz windykacji?
Proszę podać nazwę stanowiska pracy.
- Czy jest to jedyna czynność wykonywana przez określoną osobę, stanowisko, sekcję?
Jeżeli „Nie” proszę podać, jakie czynności są dodatkowo wykonywane na danym stanowisku?
- Czy system informatyczny, z którego korzysta Pani/Pan w swojej jednostce „podpowiada” kiedy określona należność staje się przeterminowana?
Jeżeli „Nie”, to w jaki sposób wyszukiwane są należności, które stają się przeterminowane – proszę opisać.
- Czy system informatyczny, z którego korzysta Pani/Pan w swojej jednostce pozwala na tworzenie dokumentów i prowadzenie rejestrów związanych z windykacją należności?
Jeżeli „Tak” proszę wymienić, jakie to dokumenty, rejestry, raporty, zestawienia.
- Czy system informatyczny, z którego korzysta Pani/Pan w swojej jednostce zapewnia prawidłowy sposób prowadzenia windykacji?
- Czy w każdej chwili, na bieżąco, może Pani/Pan sprawdzić terminowość wpłat od danego klienta?
- Proszę opisać ogólny sposób księgowania należności przeterminowanych – na jakie konta następuje księgowanie, po jakich terminach, z jakich powodów.
- Czy odbyła Pani/Pan szkolenia z zakresu windykacji należności?
Jeżeli „Tak” to czy odbyte przez Panią/Pana szkolenia w zakresie windykacji są wystarczające?
- Czy dokumenty związane z należnościami przeterminowanymi są sprawdzane?
Jeżeli „Tak” to przez kogo, w jakim zakresie i co jaki czas – proszę opisać.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura określająca tryb wystawiania upomnień i wezwań do zapłaty?
Jeżeli „Tak” to na czym polega i na podstawie jakich zewnętrznych i wewnętrznych aktach prawnych jest oparta – forma i terminy upomnień - proszę opisać.
- Czy wyżej wymieniona procedura jest kontrolowana?
Jeżeli „Tak” to przez kogo, w jakim zakresie i co jaki czas – proszę opisać.
- Czy informacje o powstaniu należności przeterminowanych u klientów przekazuje się do innych jednostek (działów, stanowisk)?
Jeżeli „Tak”, to gdzie, komu, w jakich terminach proszę opisać.
- Czy może Pani/Pan podać kwotę aktualnego zadłużenia i liczbę dłużników?
Jeżeli „Tak” proszę podać liczbę wszystkich aktualnych dłużników oraz kwotę całego aktualnego zadłużenia na dzień ……….
- Proszę w formie załącznika przygotować wykaz dłużników (tylko od kwoty ………. zł) zawierający następujące dane:
- nazwę lub imię i nazwisko dłużnika,
- dane adresowe,
- numer NIP,
- kwotę zaległości,
- nr konta, na którym kwota została zaksięgowana,
- od kiedy (data) występuje należność przeterminowana,
- jaki jest powód wystąpienia należności przeterminowanych (opisać, jeżeli jest znany).
- Czy w Pani/Pana jednostce są prowadzone analizy wielkości należności przeterminowanych w określonych okresach (np. w miesiącu, w kwartale, w półroczu)?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać wyżej wymienioną analizę lub załączyć kserokopię ostatnio przeprowadzonej analizy.
- Jeżeli są prowadzone analizy wymienione w pkt. 18, to czy są one wykorzystywane w procesach zarządczych?
Jeżeli „Tak” to w jaki sposób, kto otrzymuje wyniki analiz – proszę opisać.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura określająca przekazanie należności przeterminowanych do windykacji?
Jeżeli „Tak” proszę opisać procedurę: kto, w jakim terminie, w jakiej formie, komu przekazuje należności do windykacji lub przedstawić odpowiedni dokument regulujący.
- Kto w Pani/Pana jednostce prowadzi postępowanie windykacyjne: pracownik rachunkowości czy firma zewnętrzna?
Jeżeli firma zewnętrzna to proszę podać nazwę firmy, dane adresowe i osobę kontaktową oraz średni miesięczny koszt współpracy w roku ……….
- Kto w Pani/Pana jednostce prowadzi postępowania sądowe: radca prawny zatrudniony w jednostce czy zewnętrzna kancelaria prawnicza?
Jeżeli zewnętrzna kancelaria to proszę podać nazwę, dane adresowe i osobę kontaktową oraz średni miesięczny koszt współpracy w roku ……….
- Czy w Pani/Pana jednostce jest prowadzony rejestr należności przeterminowanych przekazanych do windykacji?
Jeżeli ”Tak” proszę opisać, w jakiej formie jest prowadzony, przez kogo, jakie zawiera dane.
Jeżeli „Tak” proszę podać wartość należności przeterminowanych przekazanych do windykacji na dzień ……….
- Czy w Pani/Pana jednostce prowadzony jest rejestr należności odzyskanych?
Jeżeli „Tak” to proszę podać: przez kogo jest prowadzony, w jakiej formie, jakie zawiera dane oraz jaka jest wartość należności odzyskanych w okresie od ………. do ……….
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura umożliwiająca odstąpienie od naliczania odsetek za należności przeterminowane?
Jeżeli „Tak” proszę załączyć zarządzenie regulujące lub opisać, jak procedura przebiega.
- Czy w Pani/Pana jednostce prowadzony jest rejestr należności niemożliwych do odzyskania?
Jeżeli „Tak” to jakie dane zawiera, przez kogo jest prowadzony i jak często jest aktualizowany.
- Czy w Pani/Pana jednostce w okresie roku ………. wystąpiły przypadki umorzenia należności przeterminowanych?
Jeżeli „Tak” proszę sporządzić w formie załącznika listę umorzonych należności uwzględniając następujące dane: nazwę lub imię i nazwisko dłużnika, dane adresowe, numer NIP, kwotę umorzoną, powód umorzenia, czego dotyczyła umowa z dłużnikiem, kto podjął decyzję o umorzeniu.
Jeżeli „Nie” (nie wystąpiły takie przypadki), to w jaki sposób aktualizowana jest wartość przeterminowanych należności. Proszę opisać.
- Czy w Pani/Pana jednostce wystąpiły przypadki należności przeterminowanych wynikających ze zobowiązań pracowników (obecnych lub byłych)?
Jeżeli „Tak” proszę opisać: jaką wartość na dzień ………. mają wyżej wymienione należności oraz jakie są powody powstania i czego dotyczą.
- Czy w Pani/Pana jednostce istnieje procedura reagowania na powstanie należności przeterminowanych ze strony pracowników (obecnych lub byłych)?
Jeżeli „Tak” proszę opisać procedurę lub załączyć kserokopię zarządzenia regulującego.
- Czy istnieje procedura przeksięgowań należności przeterminowanych:
- przed skierowaniem do sądu,
- po skierowaniu do sądu,
- po wydaniu wyroku?
Jeżeli „Tak” proszę załączyć zarządzenie regulujące. W przypadku jego braku proszę opisać sposób postępowania podając numery kont, które są wykorzystywane do ww. przeksięgowań.
- Proszę o zestawienie danych za okres ………. o spadku lub wzroście należności przeterminowanych.
- Czy według Pani/Pana funkcjonujący system windykacji w zakresie prowadzenia przez Państwa jednostkę (dział, stanowisko) jest efektywny? Jeżeli można by go usprawnić, proszę napisać kilka zdań w uwagach lub w formie załącznika.
Lista pytań i zagadnień nr 4 do prawników, radców prawnych lub zewnętrznej kancelarii prawnej.
- Jakie przepisy zewnętrzne prawa powszechnego i wewnętrzne przepisy jednostki regulujące sposób prowadzenie windykacji należności wykorzystuje Pani/Pan w swojej praktyce?
Proszę wymienić.
- Czy stosuje Pani/Pan określoną procedurę w prowadzeniu spraw związanych z windykacją należności?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać procedurę lub określić, na jakich regulacjach prawnych procedura jest oparta.
2a. Czy Pani/Pan stosuje w swojej praktyce kierowanie spraw do sądu do rozpatrzenia w postępowaniu nakazowym lub upominawczym?
Jeżeli „Nie” to jakie są przyczyny nie stosowania tych procedur.
- Czy przedstawiane są Pani/Panu do oceny formalnej, prawnej i do akceptacji umowy, które mają zostać zawarte przez jednostkę?
Jeżeli „Tak” to jakie elementy umowy podlegają Pani/Pana ocenie.
- Czy prowadzi Pani/Pan rejestr spraw otrzymanych z jednostki do windykacji?
Jeżeli „Tak” proszę podać w ujęciu miesięcznym od ………. do ………. ilość spraw przekazanych przez jednostkę oraz kwoty podlegające windykacji.
- Czy prowadzi Pani/Pan rejestr spraw w zakresie windykacji przekazanych do rozpatrzenia przez sąd?
Jeżeli „Tak” proszę podać w ujęciu miesięcznym od ………. do ………. ilość spraw przekazanych na drogę sądową wraz z kwotami podlegającymi windykacji.
Dane proszę przedstawić w podziale na sprawy przekazane w trybie normalnym i przyśpieszonym (postępowanie nakazowe i upominawcze).
- Czy stosuje Pani/Pan procedurę powiadamiania osób/jednostek o odzyskanych należnościach?
Jeżeli „Tak” to proszę opisać: kogo, kiedy i w jakiej formie Pani/Pan informuje.
- Ile spraw i na jaką kwotę przekazanych zostało do egzekucji komornikom lub innym firmom windykacyjnym?
Proszę podać dane w podziale na miesiące za okres ……….
- Ile spraw i na jaką kwotę zakończyło się wyrokiem sądowym uznającym roszczenia jednostki?
Proszę podać dane w podziale na miesiące za okres ……….
- Proszę wymienić najczęściej występujące powody przekazywania spraw do windykacji.
